Memo: app voor klokkenluiders of moderne versie voor de kantoorroddel?

1

Er komen steeds meer apps op de markt waarmee het mogelijk is om anoniem berichten te delen. Het gros van die toepassingen zijn gericht op de consumentenmarkt. Het anonieme karakter van deze apps, in het bijzonder de schaduwkant hiervan, komt met regelmaat negatief in het nieuws. Toch zijn er ook toepassingen waar die anonimiteit een pre is. Dat geldt ook de app Memo.

Memo

Memo is een nieuwe app ontwikkeld door Collectively uit New York. De app is bedoeld vooor de zakelijk markt, Het stelt medewerkers van een organisatie in staat om anoniem en prive berichten te delen met collega’s. Want wie kent het niet? Het praatje bij de koffieautomaat waar de nieuwste weetjes de ronde doen. Memo is daarop het antwoord.

De gedachte achter Memo is gelijk aan veel andere toepassingen die anonimiteit als verkoopargument hanteren; anonimiteit garandeert openheid; door de identiteit van gebruikers uit een bericht te verwijderen zouden zij eerder bereid zijn om openheid van zaken te geven in een post. De bedenker Ryan Janssen (CEO Collectively) heeft hiermee een heel idealistische gedachte, het venijn zit in de uitvoering; Hoe gaat de gebruiker in de praktijk om met die vrijheid en anonimiteit? Het antwoord op die vraag laat Memo in het midden; Misschien is dat tevens de verklaring waarom de bedenker zijn promotieonderzoek filosofie vaarwel heeft gezegd en doet wat iedereen zou moeten doen die een goed idee heeft: ondernemer worden, het idee op de markt brengen en vooral niet proberen om op alle vragen een antwoord te vinden.

Zoals zoveel goede ideeën, komt het plan voor Memo ook voort uit een frustratie waar Ryan Janssen zelf in praktijk tegenaan is gelopen; De eigen ervaring dat management niet – altijd – luistert naar de lagere goden in een onderneming.

Hoe werkt Memo

Memo bestaat uit twee delen, een openbaar toegankelijk deel met posts en een besloten omgeving. Het openbare deel is voor iedereen die de app heeft gedownload toegankelijk. Wil een gebruiker berichten plaatsen op het mededelingenbord van een organisatie dan vindt eerst een verificatie plaats. Daarbij wordt enkel gecontroleerd of de gebruiker is verbonden aan de organisatie. De gebruiker kan hiervoor zijn emailadres van het bedrijf gebruiken of zijn connectie met de organisatie aantonen met een LinkedIn-profiel. Als de verificatie is afgerond, worden de identificeerbare gegevens van de gebruiker door Memo verwijderd en vervangen door een eigen unieke gebruikers-ID. Vervolgens kan de gebruiker op het berichtenbord van het bedrijf geanonimiseerd zaken aan de orde te stellen. Deze kunnen ook gedeeld worden met alle gebruikers, maar dan is alleen herkenbaar uit welke organisatie de berichten afkomstig zijn. Memo heeft geen toegang tot discussies die plaatsvinden binnen de besloten omgevingen.

Doel

Memo is ontwikkeld met het doel om binnen een organisatie openheid en eerlijke communicatie te bevorderen. Het management in grote ondernemingen vervuilt de communicatie, zo is de gedachte. Ryan Janssen stelt het nog iets bouder. De Amerikaanse professionele klasse zou leven onder voortdurende repressie en miscommunicatie in de hierarchie. Of, om beter gezegd: Mensen zijn bang om zichzelf te zijn op het werk. De drempel ligt te hoog om managers te vertellen wat zij denken. Het management werkt vaak als een filter en gaat, al dan niet bewust, selectief om met het verstrekken van informatie. Met Memo zouden medewerkers beter in staat zijn om gehoord te worden en de board beter geïnformeerd zijn over wat er leeft op de vloer.

Voor wie?

Inmiddels wordt Memo onder meer gebruikt door medewerkers van HP, IBM, Deloitte, Cisco, Oracle, AT&T, Accenture, Amazon, en Citigroup. De groep van bedrijven met een besloten omgeving groeit. Dat wil echter niet zeggen dat alle bedrijven het gebruik van de app direct toejuichen. In een interview in de New York Times begin dit jaar heeft Ryan Janssen laten weten dat hij reeds in de beta-fase door diverse ondernemingen is verzocht de app niet beschikbaar te maken. Ook zouden enkele bedrijven de verificatie-emails en de toegang tot de site hebben geblokkeerd.

En met de recente openbaringen over corruptie en omkoping bij de FIFA, maar ook dichter bij huis SBM, Ordina en anderen, behoeft het weinig toelichting dat niet iedere organisatie blij is met een app die het medewerkers gemakkelijker maakt om de vuile was buiten te hangen. Al die schandalen hebben echter allemaal één ding gemeen. De buzz begint ergens in de wandelgang tussen de koffie-automaat en de lift.

Memo Enterprise, app voor klokkenluiders of meer

Ondanks de weerstand verwachten de ontwikkelaars dat bedrijven Memo zullen omarmen. Daarvoor wordt deze zomer ook Memo Enterprise uitgerold. Met Memo Enterprise biedt Collectively bedrijven een set aan features om Memo te gebruiken als dashboard voor managementinformatie, als commmunicatietool en een toepassing om onderzoek te doen naar medewerkerstevredenheid en analyses te verrichten. Met die set aan extra toepassingsmogelijkheden wil het bedrijf uiteindelijk ook haar inkomsten generen. Memo dient dus niet louter een idealistisch doel.

Het kunnen juist deze extra features zijn die het idee succesvol maken, waardoor bedrijven er meer in zien dan uitsluitend een app voor klokkenluiders en roddelaars. Dit in tegenstelling tot een vergelijkbaar initiatief waar onlangs de stekker uit is getrokken, Secret.

Speak up

Het oorspronkelijke idee achter Memo is  een laagdrempelige oplossing voor één van de meest lastige vraagstukken in het bereiken van een effectief compliance programma. Hoe creëer je als bedrijf een ‘speakup cultuur’ en hoe bevorder je dat? Hoe bereik je dat mensen ongewenst gedrag aan de orde stellen? Welke middelen zet je daarvoor in? Waar angst regeert worden mensen terughoudend in het geven van een mening. Memo kan daarin een krachtig hulpmiddel zijn om kritische geluiden voor het voetlicht te krijgen.

Memo kan uiterst behulpzaam zijn om de democratie te bevorderen en zaken die onderhuids leven aan de oppervlakte te krijgen. Door die bespreekbaar te maken kan erger worden vermeden, Memo kan juist voorkomen dat medewerkers klokkenluiders worden. Het biedt een middel om te sturen op ongewenst gedrag en tegen reputatieschade. Voorwaarde is natuurlijk dat het goed wordt geïmplementeerd.

Heb niet de illusie dat het gebruik van Memo de praatjes bij de koffieautomaat tot het verleden behoren. Een beetje roddelen bevordert de cohesie binnen de organisatie, Daar is niets mis mee. Zodra het alleen nog maar gaat over de foute sokken van de baas, zal de community dat afstraffen. Ontmoedig het gebruik dan ook vooral niet.

Kanttekeningen

Allereerst, de app zal zich in praktijk moeten bewijzen. En wat voor de VS geldt is gaat niet automatisch in Europa op. Zeker in Nederland, met een goede rechtsbescherming voor werknemers, zijn mensen minder snel geneigd hun mond te houden. Ook de omvang van de organisatie is een aandachtspunt. Het gebruik in een kleine onderneming met korte lijnen ligt niet direct voor de hand. Memo stelt de ondergrens op 100 medewerkers, maar dat is geen hard criterium. En wat doe je als Memo toch alleen maar verkeerd wordt gebruikt? Geef het goede voorbeeld en spreek collega’s aan.  En als dat niet werkt; Deactiveren en op zoek gaan naar een andere baan.

Deel via:

Over de AUTEUR

Edward Lich

Ondernemer | interim-jurist en manager | focus op legal managment en commerciële contracten | Netwerker en verbinder |
Geïnteresseerd in technologische ontwikkelingen en de praktisch toepassing |Volgt trends