Legal in control

0

Komt u dit bekend voor? Verschillende versies van al dan niet verouderde verkoopovereenkomsten circuleren in uw organisatie; eerder gesloten overeenkomsten en contracten zijn niet op één plek in de organisatie gearchiveerd. U heeft een probleem met een klant of leverancier, maar kunt het (getekende) contract niet vinden; u wilt een bepaalde inkoopovereenkomst opzeggen maar deze blijkt net te zijn verlengd. Als dit u bekend voorkomt, lees dan vooral verder.

Legal Management

Over het algemeen is het voeren van een juridische administratie niet de kernactiviteit van een onderneming. Het opzetten en bijhouden ervan vergt de nodige aandacht. Aandacht die u liever steekt in de kernactiviteiten van een onderneming. Toch ontkomt u er niet aan dit op orde te krijgen: de samenleving wordt met de dag juridischer en beslissers binnen bedrijven moeten steeds beter op de hoogte zijn van de rechten en plichten die de onderneming heeft.

Steeds meer processen binnen organisaties worden ondersteund door software. De juridische dienstverlening bleef, traditioneel als zij is, vaak wat achter in dit soort ontwikkelingen. Maar de laatste jaren is ook dit langzamerhand aan het veranderen. E-mails ontvangt u inmiddels wel van uw juridische adviseur. Sommige juristen werken al met flowcharts of mind maps waarmee op eenvoudige wijze juridische processen en structuren inzichtelijk worden gemaakt. De virtuele dataroom waarin grote hoeveelheden overeenkomsten en andere juridische stukken online beschikbaar worden gesteld voor inzage wordt al geruime tijd gebruikt.

 

Mindmap juridisch advies

Mindmap juridisch advies

 

 Een alternatief voor de fysieke dataroom omvat het opzetten van een virtuele dataroom in de vorm van een extranet waarop partijen grote hoeveelheden data beschikbaar kunnen stellen. Datarooms worden bijvoorbeeld gebruikt bij overnames, financieringen en R&D projecten. Een groot deel van de informatie is vertrouwelijk en beveiligingen kunnen worden ingesteld om vertrouwelijkheid van beschikbaarsteller, kijker en de informatie zelf te waarborgen.

Voordelen van een digitale dataroom zijn onder meer dat deze snel is opgezet, relatief goedkoop is en weinig papier kost. Daarnaast zijn er geen de reiskosten voor de bezoekers waardoor je in het geval van overnames en financieringen meer bieders krijgt. Een virtuele dataroom is 24/7 bereikbaar en je hebt meer controle en inzicht in bieders doordat hun acties worden gelogd in het systeem. Nadeel van een virtuele dataroom is dat je de informatie nooit volledig kunt beschermen. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld foto’s van hun beeldscherm maken terwijl je dat in een fysieke dataroom kunt verbieden.

 

Ondersteuning van het management

Verschillende leveranciers bieden software aan om op het gebied van governance, risicomanagement en compliance processen te beheersen. Er zijn zelfs regelgevers die compliancy toolkits aanbieden om u te helpen compliant te zijn met wetgeving.

Om directies en managers te helpen op juridisch vlak ‘in control’ te blijven worden verschillende (al dan niet on-line) applicaties aangeboden. Dergelijk systemen hebben onder meer de volgende functies: automatische verzending e-mail alerts als contracten moeten worden opgezegd of verlengd; beschikbaarstelling van de juiste templates van contracten voor de sales-organisatie; inzage in informatie over juridische entiteiten en benoemingen van directieleden; overzichten van de juridische rechten en plichten van de onderneming; beschikbaarstelling voor de juiste betrokkenen van notulen van bestuursvergaderingen op één plek. De toegevoegde waarde voor controllers van dergelijke systemen is dat informatie systematisch wordt bijgehouden en gecategoriseerd. Met een paar muisklikken heeft een controller inzicht in waardevolle informatie zoals de duur en waarde van de verplichtingen van een onderneming. Het bijhouden van een dergelijk systeem creëert bovendien legal awareness in een organisatie.

Toekomstmuziek? Nee, dit soort systemen is op dit moment al tegen zeer redelijke prijzen (vanaf EUR 50 per maand) beschikbaar. De kosten zitten met name in de keuzes die een onderneming maakt ten aanzien van de implementatie en inrichting. Wil men het verleden laten voor wat het is en een dergelijk systeem alleen voor de toekomst implementeren, dan zal inrichting van het systeem relatief simpel en goedkoop zijn. Wenst een onderneming het verleden vast te leggen en/of verschillende rollen voor users – bijvoorbeeld sales alleen toegang geven tot de sales-templates – vastleggen dan moet worden gedacht aan een eenmalig bedrag variërend van EUR 2.500 tot EUR 25.000. Afhankelijk van de kwaliteit van de beschikbare documentatie en de beschikbaarheid van voldoende opgeleid administratief personeel kan het systeem vervolgens zelf worden bijgehouden of door een externe partij.

Online juridische afdeling

Met behulp van bovenstaande systemen kan een onderneming haar eigen online juridische afdeling creëren. In combinatie met een (externe) bedrijfsjurist die waar nodig adviseert heeft zij haar juridische bedrijfsvoering onder controle. Het systeem levert bovendien snel weer een kostenbesparing op door besparing van tijd en beheersing van risico’s.

The facts are ninety percent of the law heb ik een advocaat wel eens horen zeggen en ik ben het met hem eens. Als je dossiers en juridische bedrijfsvoering op orde zijn dan sta je al met 1-0 voor. Verplichtingen en aansprakelijkheden zijn duidelijk en ondertussen kan de onderneming zich bezig houden met haar kernactiviteit: ondernemen!

Deel via:

Over de AUTEUR

Reinoud van Servellen

Partner - Harvey Reynalds Legal Services & Management

Reageren is niet mogelijk.